PERSYARATAN PEMERINTAH

Table of Contents

PERSYARATAN PEMERINTAH

PERSYARATAN PEMERINTAH

Dalam mempertimbangkan penyimpanan, perawatan dan pengaturan catatan, berbagai persyaratan dari banyak badan pemerintah harus ditinjau secara terinci untuk memastikan pemenuhannya. Dengan makin kompleks dan barangkali makin tidak definitifnya persyaratan tersebut, bisnis ahrus menerapkan pertimbangan yang bijaksana dalam mengembangkan program manajemen catatan mereka.

Controller barangkali akan menganggap perlu untuk meninjau peraturan tertentu dari pemerintah yang berlaku bagi bisnisnya dan mengkonsultasikannya dengan penasihat hukum yang bersangkutan. Sebagai contoh, menurut IRC adalah disarankan agar dokumentasi pendukung tersesdia sampai akhir suatu tahun pajak. Kebanyakan akan merinci periode penyimpanan untuk catatan gaji, kontrak dengan pemerintah, kesepakatan serikat kerja, dan dokumen-dokumen hukum lainnya.

MENTRANSFER CATATAN

Beberapa perusahaan mentransfer berkas mereka sekali setahun dan menata berkas baru untuk tahun berjalan. Kecenderungannya adalah untuk mengirim semua berkas ke kotak penyimpanan, berharap dapat mempunyai waktu untuk memusnahkan yang tidak berguna lagi nantinya. Tetapi, waktu yang tepat untuk menyiapkan catatan adalah di saat catatan tersebut ada. Banyak material yang bersifat sementara dimasukkan ke dalam berkas yang seharusnya tidak perlu diberkaskan pertama kali. Contohnya adalah surta pengiriman, laporan atau formulir sementara dan lain-lain. Beberapa perusahaan telah menyusun prosedur yang sangat praktis yang menunjukkan tanggal pemusnahan begitu catatan masuk ke dalam berkas. Beberapa di antaranya mempunyai kegunaan sementara dan dapat ditempatkan dalam berkas 30 atau 60 hari dan kemudian dimusnahkan. Jika catatan tersebut tercampur dengan catatan permanen, penarikan dan pemusnahan dapat dilakukan sedikit-sedikit setiap hari setelah pemberkasan regular diselesaikan. Sebagai saran lain, bilamana laporan disiapkan, maka dianjurkan agar mempertimbangkan sebuah sebagai permanen dan menetapkan periode penyimpanan yang singkat bagi yang lainnya. Seringkali departemen pemula menyimpan salinan permanennya.

TEMPAT PENYIMPANAN

Pembahasan yang lengkap tentang rincian mengenai memilih dan melengkapi tempat penyimpanan permanen berada di luar cakupan buku ini. Tetapai dapat di berikan beberapa saran sebagai berikut:

  1. Daerah gudang sebaiknya merupakan konstruksi tahan api
  2. Cadangan ruang yang cukup perlu disediakan untuk keperluan yang akan dating
  3. Gang-gang dalam daerah penyimpanan harus diberi angka atau huruf untuk memungkinkan identifikasi yang cepat jika lokasinya cukup besar; juga tiap-tiap peti kemas harus di beri nomor atau huruf untuk memudahkan identifikasi lanjutan
  4. Tiap lemari harus diberi tanda/label yang jelas untuk menunjukkan isi : nama catatan, periode yang dicakup, departemen, dan sebagainya.
  5. Catatan rahasia mungkin memerlukan fasilitas yang dilengkapi dengan kunci
  6. Tanggungjawab untuk menjaga arsip material harus dengan jelas ditetapkan, dan arsip material hanya boleh diperoleh dengan permintaan yang sudah disetujui
  7. Kotak tertutup lebih dianjurkan; tong terbuka dan rak biasanya tidak memuaskan

Tempat penyimpanan yang ideal tentu saja adalah tempat yang mudah dijangkau, tahan api, tahan banjir, dan diperlengkapi dengan peralatan yang fumigasi bagi catatan sebelum diberkaskan. Bahaya dari tikus dan kutu dapat menimbulkan masalah yang serius.

INDEKS CATATAN YANG TIDAK AKTIF

Sekedar menyimpan catatan tidak aktif dengan cara yang cocok tidaklah cukup. Bilamana catatan ini dibutuhkan, maka harus dapat ditemukan dengan segera dan mudah. Untuk memudahkan pencarian dokumen ini, suatu indeks yang sederhana dapat mempunyai fungsi ganda: (1) catatan lokasi dan tempat penyimpanan, dan (2) catatan yang menunjukkan tanggal pemusnahan.

PEMUSNAHAN AKHIR DARI CATATAN

Berkas indeks untuk catatan tidak aktif dapat digunakan sebagai berkas pengingat untuk mengeluarkan catatan yang dijadualkan untuk dimusnahkan, selain juga menjadi catatan tanggal pemusnahan untuk material yang sudah dihancurkan.

Tiap-tiap catatan yang dijadualkan untuk dimusnahkan harus diperiksa, karena sangat mudah terjadi pemusnahan catatan vital akibat kekeliruan pemberkasan. Tidak boleh pernah terjadi pemusnahan lemari catatan atas dasar label semata; isi lemari harus diperiksa.

Walaupun beberapa catatan dapat dipotong-potong dan dijual sebagai kertas buangan (waste paper), namun seringkali pembakaran lebih baik. Beberapa perusahaan diharuskan oleh peraturan permerintah untuk menerapkan sertifikat pembakaran. Meskipun tanpa keharusan seperti itu, namun praktek ini lebih baik.

PENGGANDAAN CATATAN

Banyak perusahaan yang menggunakan metode mikrofilm sebagai cara untuk memprediksi catatan mereka. Ini merupakan cara yang bermanfaat untuk merekam, mengolah, menyimpan dan mencari kembali dalam bentuk yang diperkecil. Ada banyak keunggulan teknik ini, seperti:

  1. Memerlukan ruang penyimpanan yang kecil
  2. Cara ini cepat dan relatif murah jika digunakan dalam volume besar
  3. Ketepatan—citra aktual dokumen
  4. Relatif bersifat permanen
  5. Penyederhanaan prosedur
  6. Dalam beberapa keadaan dapat digunakan sebagai pengganti utuk dokumen asli

Sumber : https://www.anythingbutipod.com/